Politique de protection des données personnelles

1. Préambule
Milee, SAS dont le siège social est situé 1330 avenue de la Lauzière, Europarc de Pichaury – Bât D5 – CA 90598, 13595 Aix-en-Provence, en sa qualité de responsable de traitement, s’est engagée dans une politique de respect de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

Dans le cadre de son activité économique, Milee est, en effet, amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives à ses clients, ses candidats, les visiteurs de ses sites, et de ses réseaux sociaux, les destinataires des courriers distribués par Milee et de ses e-mails ainsi que ses partenaires économiques.

Soucieuse de développer son activité dans le respect des droits des personnes, Milee a mis en place les moyens techniques et organisationnels nécessaires pour protéger les données à caractère personnel qu’elle traite.

La présente politique a pour objet de présenter les engagements pris par Milee en matière de protection des données à caractère personnel.

2. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
Milee traite vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :
➢ Sur la base de votre consentement :
– Afin de déposer des cookies sur votre terminal ;
– Téléchargement du livre blanc ;
– Aux fins de réalisation d’activités marketing ciblées par Milee ou auprès de tiers partenaires.
➢ Sur la base d’obligations précontractuelles et/ou contractuelles à votre égard ou à l’égard d’un client de Milee (Article 6 b. du RGPD) et notamment afin d’assurer :
– Les services de distribution de courriers ;
– Le traitement des réclamations et résolution des litiges ;
– Le traitement de votre demande d’estimation tarifaire ;
– Le traitement des candidatures distributeurs reçues via le Site ou le site Job Hopps https://www.jobhopps.com ;
– Activités marketing ciblées par Milee pour le compte de tiers partenaires fournissant les données.

➢ Sur la base du respect de nos obligations légales. Dans certains cas, nous sommes soumis à certaines obligations qui nous imposent de traiter et/ou transmettre certaines données aux administrations ou institutions déterminées par la loi ;

➢ Dans notre intérêt légitime de traiter vos données en vue des finalités suivantes :
– réaliser des activités marketing ciblées par Milee (campagnes d’e-mailing liés à l’activité de Milee) ou auprès de tiers partenaires ;
– faire des analyses statistiques ou de tendance pour nous permettre d’améliorer nos services ;
– gérer administrativement et techniquement le Site et l’exploiter ;
– prévenir, détecter et combattre les éventuelles fraudes et abus ;
– traiter vos demandes de contact (Chat, réseaux sociaux, Le blog Milee, téléphone, e-mail, etc.).

3. Catégorie de données traitées
Les données personnelles vous concernant qui sont traitées par Milee sont les suivantes :
Finalité Données obligatoires Données facultatives
Contact (Chat, réseaux sociaux, téléphone, e-mail, etc.) – Nom / Prénom
– Détail du message
– Société
– Code postal
– Adresse e-mail (contact par e-mail)
– Numéro de téléphone (contact par téléphone)
Téléchargement du livre blanc – Nom / Prénom
– Adresse e-mail
– Nom de l’entreprise
– Secteur d’activité
Traitement des réclamations et résolution des litiges – Nom/prénom
– Adresse e-mail
– Adresse postale
– Numéro(s) de téléphone
– Motif et détail de la réclamation – Complément(s) d’adresse
Candidature spontanée ou réponse à une offre pour devenir distributeur – Civilité
– Nom / Prénom
– Numéro de téléphone
– Adresse postale
– Ville et code postal
– Adresse e-mail
– Permis de conduite oui/non
– Véhicule oui/non
– Jours de disponibilité
Navigation sur le Site, gestion administrative et technique du Site, prévention/détection/combat de la fraude – Adresse IP
– Métadonnées (heure, date de connexion)
– Cookies – Cookies
Demande d’estimation tarifaire – Service concerné par la demande
– Nom de la société
– Ville et code postal de l’entreprise
– Nom/prénom de la personne
– Adresse e-mail professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel – Zone géographique concernée
– Secteur d’activité
Services de distribution de courriers – Civilité
– Nom / Prénom
– Adresse postale
– Coordonnées X/Y
Activités marketing (ciblées) – Prospection commerciale : nom, prénom, adresse postale, client chargeur de référence

Notre site web, application mobile et réseaux sociaux ne sont pas destinés à un public mineur, raison pour laquelle nous ne collectons pas sciemment des données relatives aux enfants.

4. Les destinataires de vos données
Les Données collectées font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées à l’usage propre de Milee, d’un autre responsable de traitement en qualité de destinataire, de sous-traitants dans le cadre de prestations exécutées pour son compte (listés dans le tableau ci-dessous)et, si requis, aux organismes publics, auxiliaires de justice, officiers ministériels (respect de nos obligations légales), et pour les seules finalités définies au « 2) Bases juridiques et finalités du traitement ».

Sous-traitant Activité sous-traitée
Hopps Group Assistance informatique, Hébergement, maintenance du Site
Distributeurs Distribution de courriers
Hubspot Outil de marketing CRM

Destinataire et responsable de traitement
Google
Lucy in the Sky With Data (LSD)
Réseaux sociaux
Syndicat de la Distribution Directe (SDD)

Milee veille à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données.

5. Les transferts de vos données
Milee ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l’exécution d’un contrat entre vous et Milee ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

En dehors de ces cas dérogatoires, Milee transfère vos données en dehors de l’Union européenne en ayant pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne.

6. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
Milee conserve vos Données pour une durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies et conforme à la Règlementation. La période de conservation peut varier en fonction de la finalité des traitements.

Catégories de Données personnelles Durées de conservation en base active
Données liées aux demandes de contact, aux estimations tarifaires et campagne d’e-mailing 3 ans à compter du dernier contact
Activités de marketing ciblé Durées strictement nécessaire aux prestations
Données liées aux candidatures Suppression immédiate des candidatures non retenues et conservation pendant 2 ans à compter de leur réception des candidatures auxquelles il est donné suite
Données liées aux services de distribution, au traitement des réclamations et résolution des litiges 4 mois à compter de la fin de la prestation de distribution, soit à compter de la fin du traitement d’une réclamation s’il y a eu réclamation.
Cookies 14 mois maximum
Cf. Politique cookies
Données susceptibles de faire l’objet d’une gestion technique du Site (Données de connexion, identité). 6 mois pour les logs utilisateurs

Constitue un « dernier contact » l’action suivante :
– La dernière communication en provenance de la personne à l’origine de la demande de contact
Il est précisé que ces données peuvent être conservées suivant les règles de prescription applicable en base archive intermédiaire et accès restreint afin notamment de se conformer aux obligations légales applicables.

7. La sécurité de vos données
Milee accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration, de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement de vos données personnelles, Milee s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

Milee met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées.

8. La sous-traitance
Lorsqu’elle a recours à un prestataire, Milee ne lui communique des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité. Milee contracte avec ses sous-traitants dans le respect de ses obligations légales et réglementaires en définissant contractuellement les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

9. Les droits qui vous sont reconnus
Milee est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.
9.1.Votre droit d’accès
Par ce droit, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations vous concernant.
9.2.Votre droit à la rectification de vos données
Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
9.3.Votre droit à l’effacement de vos données
Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
– les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– vous retirez le consentement préalablement donné ;
– vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, Milee ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
9.4.Votre droit à la limitation des traitements de données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
9.5.Votre droit de vous opposer aux traitements de données
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, Milee veillera à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
9.6.Votre droit à la portabilité de vos données
Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
9.7.Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Milee cessera alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.
9.8. Le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée sur un traitement automatisé
Dans le cadre de ses activités, Milee est susceptible de mettre en place des traitements automatisés des données. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant, sauf lorsque cette décision est indispensable à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, ou est autorisée légalement.
9.9.Votre droit d’introduire une réclamation
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français.
9.10.Votre droit de définir des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
9.11.Les modalités d’exercice de vos droits
Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent par email à l’adresse donnees_personnelles@milee.fr ou par courrier à l’adresse postale suivante :

DPO
Milee
1330, avenue de la Lauzière,
Europarc de Pichaury – Bât D5 – CA 90598,
13595 Aix-en-Provence

en justifiant de votre identité par tout moyen, tel que par la communication de la copie de votre carte d’identité.
10. Modification du présent document
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

Septembre 2022